В VKUCHE рабочий канал принадлежит компании, а каждый сотрудник использует собственную учётную запись внутри кабинета. Команда получает общий доступ к переписке без передачи сотрудникам профилей площадок, токенов и паролей каналов.
Что значит работать без личных аккаунтов на площадках
Канал принадлежит бизнесу: это бот, сообщество, профиль, аккаунт или виджет сайта. Его подключает человек с подходящими полномочиями на стороне площадки. После этого сотрудник читает доступные обращения и отвечает из VKUCHE, если его права и возможности конкретного канала это разрешают.
Три разных вида доступа
Путаница возникает, когда данные внешнего канала, учётную запись сотрудника и общий пароль называют одним словом «доступ». У каждого объекта своя задача и свой владелец.
| Вид доступа | Кому нужен и для чего |
|---|---|
| Данные рабочего канала | Подключить или восстановить связь с площадкой. Владельцу или администратору, который настраивает канал. |
| Учётная запись VKUCHE | Войти в кабинет и работать в пределах своей роли. Каждому сотруднику отдельно. |
| Общий пароль команды | Не нужен для штатной работы VKUCHE. Не используется в описанном сценарии. |
Как выглядит рабочая схема
Владелец кабинета отвечает за состав команды. Владелец или администратор подключает каналы и выбирает, кто может читать сообщения и отвечать. Сотрудник входит в тот же кабинет под своим адресом и видит одну историю переписки, а не копию в личных заметках.
- Компания создаёт кабинет VKUCHE.
- Владелец или администратор подключает один рабочий канал.
- Сотрудник регистрирует собственную учётную запись VKUCHE.
- Его добавляют в команду по электронной почте.
- Для роли сотрудника отдельно выбирают чтение и отправку сообщений.
- Тестовый клиент пишет в подключённый канал.
- Сотрудник открывает обращение и отвечает из VKUCHE, если площадка разрешает ответ.
Какие роли есть в команде
Роль задаёт область работы в кабинете. Для роли «Сотрудник» права на чтение и ответы настраиваются отдельно. У остальных ролей доступ к сообщениям закреплён выбранной ролью.
| Роль | Задача и доступ к сообщениям |
|---|---|
| Владелец | Высшая роль и управление администраторами. Чтение и ответы. |
| Администратор | Управление каналами и ролями ниже администратора. Чтение и ответы. |
| Сотрудник | Ежедневная работа с обращениями. Чтение и отправка задаются отдельно. |
| Оплата | Работа с оплатой кабинета. Чтение без ответа. |
| Просмотр | Наблюдение без управления. Чтение без ответа. |
Как добавить сотрудника
Добавление начинается с персональной регистрации сотрудника в VKUCHE. После неё владелец или администратор находит его по электронной почте, включает в команду и назначает нужные права.
- Попросите сотрудника зарегистрироваться в VKUCHE со своей электронной почтой.
- Откройте раздел «Команда» в кабинете компании.
- Введите тот же адрес и выберите подходящую роль.
- Для роли «Сотрудник» задайте право читать сообщения и право отвечать.
- Сохраните участника и проверьте его статус в составе команды.
- Отправьте реальное тестовое сообщение в один рабочий канал.
- Попросите сотрудника прочитать его и, если разрешено, ответить.
Какие данные внешнего канала всё равно понадобятся
Для первого подключения используется официальный доступ площадки: токен бота, права администратора сообщества, данные профиля или подтверждение во внешнем окне. После подключения сотрудники работают с сообщениями из кабинета VKUCHE.
- Подключение выполняет человек, который вправе управлять каналом компании.
- Данные одного канала не подходят для другого подключения.
- Площадка может ограничить чтение, ответы или отдельные типы сообщений.
- Если площадка отзывает доступ, его нужно восстановить по её правилам.
- Для Авито полный текст и ответы зависят от доступа профиля к Messenger API.
Что делать, когда сотрудник уходит
Доступ к кабинету отзывается в составе команды. История сообщений остаётся в рабочем кабинете, потому что переписка относится к подключённому каналу компании, а не к личной учётной записи сотрудника. Если человек отдельно знал данные внешней площадки, их нужно проверить и изменить уже на стороне этой площадки.
- Откройте карточку сотрудника в разделе «Команда».
- Отзовите его доступ к кабинету.
- Проверьте, что участник больше не может работать с сообщениями компании.
- Не удаляйте историю переписки при передаче дел.
- Отдельно проверьте доступы, которые выдавались человеку вне VKUCHE.
Когда такая схема особенно полезна
Отдельные учётные записи внутри одного кабинета полезны, когда с обращениями работает больше одного человека или смена должна передавать контекст следующей смене. Схема также помогает не привязывать ежедневную переписку к одному телефону или браузеру сотрудника.
- Несколько сотрудников отвечают в одном или нескольких каналах.
- Нужно оставить историю диалога доступной следующей смене.
- Владелец подключает каналы, а команда занимается перепиской.
- Часть людей должна только читать сообщения.
- После изменения состава команды нужно отозвать доступ, не меняя весь рабочий процесс.
Начните с одного сотрудника и одного канала
Не переносите всю команду за один раз. Подключите рабочий канал, добавьте сотрудника с минимально нужными правами и проверьте входящее сообщение, чтение и ответ. После этого повторите тот же сценарий для следующего человека или канала.
Читайте такжеКак провести первые пять учебных смен нового сотрудникаЧастые вопросы
Как сотрудник работает с каналами компании?
Владелец или администратор подключает рабочий канал компании к VKUCHE, а сотрудник работает с доступными сообщениями через свою учётную запись в кабинете.
Как устроен персональный доступ сотрудника?
Сотрудник регистрируется со своей электронной почтой, затем владелец или администратор добавляет его в команду кабинета и назначает права на чтение и ответы.
Можно ли разрешить сотруднику чтение без ответов?
Да. Для роли «Сотрудник» права на чтение и отправку настраиваются отдельно. Роли «Оплата» и «Просмотр» читают сообщения без возможности отвечать.
Кто может подключать каналы и управлять командой?
Каналы подключают владелец или администратор. Только владелец назначает и отзывает администраторов, а администратор управляет ролями ниже администратора.
Что происходит с перепиской после отзыва доступа сотрудника?
Доступ сотрудника к кабинету отзывается, а история сообщений остаётся в рабочем пространстве компании. Доступы, выданные человеку отдельно на внешней площадке, нужно проверить там же.